施設予約システム（集会施設）　使用料の支払い及び利用の取消に伴う還付

令和7年3月31日までの使用料の支払い及び利用を取りやめる時の還付手続きについての説明です。

令和7年4月1日から、めぐろパーシモンホール及び中目黒GTプラザホールを除いた施設でオンラインクレジット決済による使用料の支払いができるようになります。令和7年4月1日以降の取扱いについてをご覧ください。

申請期間及び使用料の支払い

以下のいずれか早い方の日までに利用する施設で利用申請及び使用料の支払いをお願いします（高齢者センターは後者の条件のみ適用されます）。

• 抽選結果の発表日又は仮予約から14日後（休館日の場合はその翌日）
• 利用日（利用日当日も可）

期間を過ぎると当選及び仮予約は自動で取消され、同じ部屋の同じ時間には予約できなくなります。

なお、支払時に利用承認書を発行しますので、利用当日にお持ちください。

利用の取消について

仮予約後、使用料の支払い前の場合は予約システムから取消しの操作を、支払い後の場合は利用予定の施設の窓口で利用承認取消し申請をお願いします。

いずれの取消しの場合も、同じ部屋の同じ時間には予約できなくなります。

使用料の還付手続きについて

還付の概要

利用承認の取消しの際に、利用日までの日数や取消しの理由に応じて使用料の還付を行います。

還付時に必要なもの

令和3年4月1日から、還付申請時に朱肉を用いる印鑑は不要になります。利用承認書を必ずご持参ください。

文化ホールでの還付について

めぐろパーシモンホール及び中目黒GTプラザホールの使用料の還付を希望する場合は、予め施設までご連絡ください。

還付額について

次の場合には全額還付となります。

• 利用者の責任ではない理由で施設利用できなくなったとき
• 災害その他の事故で施設が利用できなくなったとき

その他、利用者の都合等で取消す場合は以下の施設別還付額一覧表のとおりです。

還付申請日が休館日の場合には、その前日が基準となりますので、ご注意ください。

（注記）中小企業センターホールは令和7年4月より「上記以外の施設」に含まれます。

還付額の計算例

以下では還付額の計算例として住区会議室での還付を示しています。

令和7年4月1日以降の取扱いについて

申請期間及び使用料の支払い

施設窓口で申請される場合は、以下のいずれか早い方の日までに利用する施設で利用申請及び使用料の支払いをお願いします（高齢者センターは後者の条件のみ適用されます）。

• 抽選結果の発表日又は仮予約から14日後（休館日の場合はその翌日）
• 利用日（利用日当日も可）

期間を過ぎると当選及び仮予約は自動で取消され、同じ部屋の同じ時間には予約できなくなります。

なお、支払時に利用承認書を発行しますので、利用当日にお持ちください。

オンラインクレジット決済を行う場合も、上記の期間内に施設予約システムからクレジット決済の手続きを行ってください（施設窓口での利用申請は不要です）。

なお、複数の部屋や時間帯を一括で仮予約している場合、一部屋一時間帯ずつのクレジット決済手続きが必要です。操作方法については、令和7年3月下旬にお知らせします。

また、クレジット決済を行った場合、利用承認書及び領収書は発行されません。クレジット決済完了後に送付される決済完了メールが利用承認書の代わりとなりますので、施設利用時に窓口への提示をお願いします。領収書が必要な場合は、施設利用時にその旨を窓口にお伝えください。

利用の取消について

仮予約後、使用料の支払い前の場合は施設予約システムから取消しの操作が行えます。

施設窓口で現金により支払っている場合

利用承認書と領収書をご持参のうえ、利用予定の施設窓口で利用承認取消し申請を行ってください。

クレジット決済により支払っている場合

施設予約システムから取消しの操作が行えます（利用承認取消し申請は不要です）。

いずれの取消しの場合も、同じ部屋の同じ時間には予約できなくなります。

使用料の還付手続きについて

利用日までの日数や取消しの理由に応じて使用料の還付を行います。

施設窓口で現金により支払っている場合

利用予定の施設窓口で、利用承認取消し申請とともに還付請求の申請を行ってください。

クレジット決済により支払っている場合

施設予約システムで取消し操作後、還付手続きの操作を行ってください（還付請求の申請は不要です）。施設窓口での還付手続きはできませんのでご注意ください。

なお、一部還付となる場合は、使用料の全額を還付し差額分を改めてクレジット決済で請求します。