このたび、文書管理の効率化と法令遵守の両立を図るため、セイコーソリューションズの「電子同意サービス」を導入しました。

紙の同意書をPDF化し、クラウド上にアップロードするだけで、タイムスタンプの付与まで一括で完了するというシンプルかつ実用的なフローが導入の決め手となりました。
特に以下の点に魅力を感じています。

・厚生労働省のガイドラインで推奨する電子署名およびタイムスタンプ機能を備えている
・紙の同意書をスキャンしアップロードするだけで法的要件を満たす電子保存が完了
・タイムスタンプの付与がワンストップで可能
・クラウド保存により保管スペースの問題が解消
・災害時にも文書が消失せず、リスク管理としても有用
・専用ソフトや複雑な操作が不要で、スタッフへの負担が少ない
・将来的にはスマートフォンやタブレットでの電子同意取得にも対応可能

まずは既存の紙文書の電子保存への移行からスタートしましたが、今後は新たに取り交わす同意書類もデジタルで取得・保存する運用に切り替えていき、さらなる業務効率化を目指します。
写真は、電子保存が完了した紙文書を廃棄するために利用しているクロネコヤマトの機密文書リサイクルサービスの回収ボックスです。

続きは Instagram で

50 いいね！ （'26/01/10 06:01 時点）